Raimund Sichmann

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Wichtig und zeitkritisch: Lohn und Gehaltsbuchungen

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind kompliziert und zeitkritisch. Daher nutzen viele Kunden*innen einen Dienstleister wie das Steuerbüro, um die Abrechnungen zu erstellen. Wie kommen die Zahlungen einfach und pünktlich zu den Angestellten, Finanzamt und Sozial-Kassen? Hier möchte ich einige Wege vorstellen ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Wenn das externe Lohnbüro ein Service-Rechenzentrum nutzt oder ist

Viele (Lohn)Buchungsbüros haben sogenannte Service-Rechenzentrums-Zugänge, z.B. über die DATEV eG, Land-Data, oder ähnlichen. Die Übertragung der Gerhälter erfolgt dann vom Lohnbüro über eine Verbindung des Service-Rechenzentrums zu unserem Bank-Rechenzentrum. Die Kontrolle kannst du/können Sie anhand der Abrechnung durchführen.

Zum Auftrag gehört ein sogenannter Begleitzettel mit Prüfzahlen (Hashes), Weder das Lohnbüro noch deren Dientleister benötigen Kontovollmacht. Die Aufträge sind deshalb nicht unterschrieben und benötigen noch eine Freigabe per (elektronischer) Unterschrift. Früher wurde dies meist per Fax erledigt, heute erfolgt die Bestäigung am Konto meist per EBICS Zugang oder im Onlinebanking oder FinTS/HBCI. Bei EBICS kann auch mit Gemeinschafts-Vollmachten freigegbeen werden, beim Onlinebanking/HBCI ist eine Einzelvollmacht nötig.

Formular: Wir steuern in der Bank den Weg der Freigabe gezielt am Konto (z.B. per PIN&TAN im Onlinebanking). Damit dies geregelt ist, benötigen wir deshalb ein unterschriebenes Formular für das betreffende Konto. Bitte wenden Sie sich an unser Geschäftskunden-Team.

Das Lohnbüro will Aufträge per EBICS oder FinTS/HBCI-Zugang übertragen

Wenn Mitarbeiter*innen im Lohnbüro selbst EBICS oder FinTS/HBCI nutzen, benötigen diese zumindest eine echte Vollmacht am Konto und müssen sich mit Ausweis einmal legitimieren. Das kann bei EBICS auch eine reine Übertragungs- und Auskunftsvollmacht sein, die nicht ausreicht, um selbst Buchungen allein zu unterschreiben. Ist für das Konto bereits ein EBICS-Zugang eingerichtet, dann kann unter dieser genutzt werden, lediglich die neuen Teilnehmer*innen müssen eingerichtet werden. Die Übertragung erfolgt dann vom Lohnbüro an den EBICS-Server und Du/Sie geben die Buchungen dann mit einer oder mehreren Unterschriften frei. Diese sogenannte verteilte elektronische Unterschrift (VEU) muss nicht im gleichen Netz erfolgen. Die Übertragung erfolgt also per EBICS vom Lohnbüro per EBICS und die Freigabe erfolgt ebenfalls per EBICS.

Bei FinTS/HBCI muss die Freigabe im gleichen Netzwerk erfolgen, sie kann nicht dezentral und zeitversetzt gesteuert werden. Daher ist dies keine gute Lösung, wenn noch eine Kontrolle erfolgen soll. Die Mitarbeiter*innen des Lohnbüros haben daher komplette Kontrolle über das Konto.

Formulare: Die Vollmachtsregelung erfordert eine Vollmachtserteilung und Legitimation und eine Erweiterung der EBICS-Berechtigungen aller Teilnehmer*innen. Bitte wenden Sie sich an unser Geschäftskunden-Team. Bei beiden oberen Verfahren kann man die Gehalts-Datei nicht mehr ändern, man kann lediglich noch die Unterschrift zurückhalten. Bei einer Änderung müsste also das Lohnbüro einen neuen Auftrag erstellen.

Datenaustausch

Ein anderer Weg wäre der klassische Datenaustausch. Dein/Ihr Lohnbüro erstellt Liste der Zahlungsaufträge oder - noch einfacher - erstellt eine Zahlungsverkehrsdatei mit den Gehaltsbuchungen und stellt Dir/Ihnen diese Datei auf einem verschlüsselten Weg oder per Datenträger (USB-Stick) zur Verfügung. Diese Datei kann elektronisch weiterverarbeitet werden, z.B. kann sie im ZV-Upload im Browserbanking hochgeladen werden und wird mit einer TAN freigegeben. Auch das Eintragen oder der Import in eine Zahlungsverkehrssoftware, z.B. GLS eBank Basis ist möglich. Hier hast du/haben Sie die größte Kontrolle, weil noch bis zur letzten Sekunde die Aufträge geändert werden können. Der Datenaustausch mit dem Lohnbüro sollte natürlich verschlüsselt geschehen. In diesem Fall muss man selbst nicht mit EBICS arbeiten, auch das FinTS/HBCI-Verfahren ist geeignet.

Formulare: Es sind keine neuen Freischaltungen und neue Formulare nötig.

Zu Terminierungen:
Die Gehaltsläufe können (auch bei der DATEV) schon seit längerem terminiert werden, also z.B. die Buchung für den 30. des Monats vorbereitet werden, die Freigabe kann dann vorher erfolgen. Am Termin wird der Gehaltssammler bei genügend Kontodeckung automatisch verarbeitet.

Überlegung Extra-Konto:
Manchmal kann es organisatorisch und aus Datenschutz- und aus Sicherheitsgründen sinnvoll sein, für Lohn- und Gehälter ein separates Konto zu führen. Vollmachten können getrennt geregelt werden, die Buchhaltung kann besser getrennt werden.

Herzliche Grüße
Raimund Sichmann

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